Gegevensbescherming & Privacyverklaring

We vinden het als organisatie belangrijk dat de privacy van cliënten, contactpersonen, medewerkers en vrijwilligers wordt gerespecteerd. Persoonsgegevens behandelen we met grote zorgvuldigheid en volgens de geldende wet- en regelgeving voor de verwerking van persoonsgegevens.

Zorggroep Aelsmeer is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Doel van het verwerken van persoonsgegevens

Zorggroep Aelsmeer verwerkt verschillende persoonsgegevens om aan te sluiten op de zorgvraag van de cliënt. Ook worden persoonsgegevens verwerkt om de cliënt of contactpersoon te kunnen informeren (schriftelijk, per e-mail of per post) en een factuur toe te kunnen sturen voor de verleende zorg aan de cliënt. Er worden alleen gegevens verwerkt die rechtstreeks betrekking hebben op de zorgvraag en zorgverlening.

Cliënt en vertegenwoordiger van de cliënt

Persoonsgegevens worden alleen verzameld en verwerkt als de cliënt/wettelijk vertegenwoordiger daar toestemming voor heeft gegeven, er een zorgovereenkomst is gesloten, op grond van een wettelijke bepaling, op grond van gerechtvaardigd belang of, wanneer dit van levensbelang is voor de cliënt. De gegevens uit het cliëntendossier kunnen worden gebruikt om andere zorgverleners te informeren. Een voorbeeld daarvan is het delen van het cliëntendossier als er een verwijzing wordt gedaan naar een andere behandelaar (ziekenhuis, fysiotherapeut).

Zorggroep Aelsmeer werkt ook met een wachtlijst. Met toestemming van de cliënt kunnen persoonsgegevens bewaard worden om in de toekomst opnieuw contact op te nemen. Het gaat dan om naam, telefoonnummer en/of e-mailadres.

Contactpersonen van cliënt

Om de zorgverlening goed, veilig en verantwoord te laten verlopen is het belangrijk dat wij contactgegevens hebben van de contactpersonen van de client (anders dan de wettelijk vertegenwoordiger). Van de contactpersonen leggen wij alleen bereikbaarheidsgegevens en de relatie tot de client vast. Voor het verwerken van persoonsgegevens van contactpersonen hebben wij toestemming nodig. Wanneer deze toestemming wordt introkken zullen wij de verwerking van de gegevens direct staken. Dit betekent dat de persoon bij ons dan niet langer bekend is als contactpersoon van de client.

Sollicitanten

Op het moment dat een sollicitant reageert op een vacature geeft hij/zij impliciet toestemming om zijn/haar persoonsgegevens te verwerken. Wanneer de sollicitant de toestemming voor de verwerking van deze gegevens intrekt zullen wij de gegevensverwerking staken. Dit heeft gevolgen voor de sollicitatie, deze wordt dan geannuleerd en gegevens worden vernietigd. Als ZGA vanwege een andere reden gebruik wil maken van deze gegevens, dan zal ZGA de sollicitant eerst informeren en expliciet om toestemming vragen. Deze toestemming kan te allen tijde weer worden ingetrokken.

Persoonsgegevens welke door Zorggroep Aelsmeer worden verwerkt

Persoonsgegevens die verwerkt worden staan in onderstaand overzicht beschreven voor cliënten en medewerkers.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Zorggroep Aelsmeer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn. De bewaartermijn voor medische gegevens is maximaal 20 jaar na einde van de zorgverlening. Hieronder vallen ook de contactgegevens van contactpersonen/de vertegenwoordiger van de cliënt. Financiële gegevens van de cliënt worden tot maximaal 7 jaar na einde van de zorgverlening bewaard.

Algemene contactgegevens van vrijwilligers worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk.

Na het indienen van een klacht wordt de klacht zelf en de contactgegevens van de indiener van de klacht, tot 2 jaar na afhandeling van de klacht bewaard.

De gegevens van een sollicitant worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij de sollicitant expliciet toestemming heeft gegeven om de gegevens maximaal 1 jaar te bewaren.

Voor medewerkers geldt dat persoonsgegevens m.b.t. salarisadministratie tot 7 jaar bewaard worden. Persoonsgegevens in het personeelsdossier worden tot 2 jaar bewaard.

Het delen van persoonsgegevens met derden

Zorggroep Aelsmeer schakelt bij de uitvoering van de zorg derden in (buiten de organisatie). Dit gebeurt wanneer Zorggroep Aelsmeer derden inschakelt voor de verwerking van gegevens. Een voorbeeld is het Elektronisch Client Dossier (ECD). In dat geval worden persoonsgegevens van de cliënt in opdracht van Zorggroep Aelsmeer door de leverancier verwerkt. De leverancier is dan een ‘verwerker’.

Soms worden ook gegevens gedeeld in het kader van samenwerking binnen de zorg, bijvoorbeeld met huisartsen of apothekers. Hiervoor geldt dat deze partijen zelf verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van de persoonsgegevens. Zorggroep Aelsmeer heeft hierover met deze partijen afspraken gemaakt en deze opgenomen in een overeenkomst van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Op deze manier zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens binnen deze samenwerking zo veilig mogelijk worden verwerkt.

Zorggroep Aelsmeer is verplicht persoonsgegevens door te geven aan overheidsorganisaties of andere instanties. Een voorbeeld is het delen van persoonsgegevens aan een zorgverzekeraar om zorg te kunnen declareren.

Beveiliging van persoonsgegevens

Zorggroep Aelsmeer neemt de beveiliging van persoonsgegevens serieus en neemt de passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Er wordt gebruik gemaakt van verschillende softwaresystemen die voldoen aan Nederlandse en/of internationale normen, om te borgen dat persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Websitebezoek www.zg-aelsmeer.nl

Op de website van Zorggroep Aelsmeer worden de algemene bezoekersgegevens niet bijgehouden. Wel kan de organisatie persoonsgegevens over u verwerken, omdat u deze zelf bij het invullen van het contactformulier op de website aan Zorggroep Aelsmeer verstrekt.

Cameratoezicht locatie zorgcentrum Molenpad

Het doel van cameratoezicht op de kamers van de cliënt is om de cliënten van Zorggroep Aelsmeer op de locatie zorgcentrum Aelsmeer Molenpad, een veilige woonomgeving te bieden. Met het cameratoezicht zijn medewerkers beter in staat om te observeren en kunnen medewerkers direct inspringen op risicovolle situaties om risico’s op gezondheidsschade bij de cliënten te verkleinen of zelfs voorkomen. De cliënten en/of diens vertegenwoordigers hebben schriftelijk toestemming gegeven voor het gebruik maken van cameratoezicht. Bezoekers worden geïnformeerd via bordjes bij de voordeur van de locatie waarop vermeld staat dat er gebruik gemaakt wordt van cameratoezicht.

De camera’s staan in principe gedurende de avond en nacht ingeschakeld. Echter als de veiligheid van de cliënt vraagt om continu toezicht, dan zal de camera ook gedurende de dag aanstaan bij desbetreffende cliënt. Cameratoezicht overdag gebeurt alleen in incidentele situaties. Alle beelden worden geanonimiseerd (beeld is geblurd), standaard 24u bewaard en alleen op indicatie kunnen beelden veilig worden gesteld. Te denken valt bijvoorbeeld aan een ernstige valpartij waarbij letsel wordt opgelopen.

Voor het gebruik van camera’s door cliënten in de thuissituatie, worden individuele afspraken gemaakt tussen de cliënt en de zorgverlener. Deze afspraken worden vastgelegd in het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Om de rechten van de medewerkers te beschermen, worden de opnames alleen gebruikt voor de afgesproken doeleinden en worden ze niet langer bewaard dan noodzakelijk. Medewerkers hebben het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van camera’s en kunnen verzoeken om inzage in de opnames waarin zij voorkomen.

Deze rechten heeft u als persoon waarvan er persoonsgegevens worden verwerkt

U heeft het recht om te vragen of Zorggroep Aelsmeer uw persoonsgegevens wil wissen. Dit recht geldt niet altijd. Als u hier vragen over heeft kunt u contact opnemen met Zorggroep Aelsmeer en vragen naar het volledige privacy beleid, waarin dit uitgebreider wordt toegelicht.

U heeft het recht om te vragen welke gegevens Zorggroep Aelsmeer van u heeft. U heeft het recht om deze gegevens in te zien.

U heeft het recht om de (onjuiste) persoonsgegevens die Zorggroep Aelsmeer verwerkt te laten wijzigen of om persoonsgegevens aan te vullen.

U heeft het recht om minder gegevens te laten verwerken. Daarvoor gelden wel bepaalde criteria. Als u hier vragen over heeft kunt u contact opnemen met Zorggroep Aelsmeer en vragen naar het volledige privacy beleid, waarin dit uitgebreider wordt toegelicht.

U heeft recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens.

U heeft het recht op duidelijke informatie over wat Zorggroep Aelsmeer met uw persoonsgegevens doet. Zorggroep Aelsmeer informeert en wijst cliënten op hun privacy rechten door middel van deze privacyverklaring. Nieuwe cliënten ontvangen deze privacyverklaring in PDF per e-mail als hun eerste afspraak bevestigd wordt door Zorggroep Aelsmeer. Tevens ontvangt de cliënt dan ook de algemene voorwaarden en de betalingsvoorwaarden van Zorggroep Aelsmeer.

Omgang met mogelijke risico’s

Als met persoonsgegevens van cliënten en naasten niet op zorgvuldige wijze wordt omgegaan, bestaat het risico op datalekken en mogelijke identiteitsfraude.

Als met persoonsgegevens van cliënten en naasten niet op zorgvuldige wijze wordt omgegaan, bestaat het risico op imagoschade voor de organisatie en boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact bij vragen, klachten of meldingen van beveiligingsincidenten

Zorggroep Aelsmeer

Molenpad 2
1431 BZ Aalsmeer

De Functionaris Gegevensbescherming van Zorggroep Aelsmeer is Thomas Verburg en is bij vragen te bereiken via fg@zg-aelsmeer.nl

Telefonisch te bereiken via de receptie: 0297-326050